Sosialisasi Aplikasi Simantap bagi Pengelola Surat di Lingkungan Undana

Biro Umum dan Keuangan (BUK), Universitas Nusa Cendana (Undana) menggelar sosialisasi Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan (Simantap) bagi para pengelola surat di lingkungan Undana. Kegiatan yang dilaksanakan di Hotel Neo Aston, Sabtu (11/12/2021) tersebut, dihadiri sejumlah pengelola surat, termasuk para sekreteris pimpinan di lingkungan Undana.

Ketua Panitia Sosialisasi Simantap, Wilem Lutan, ST., M. Si dalam laporannya menyatakan, saat ini terdapat arsip atau surat konvensional dan elektronik. Namun, keduanya sesungguhnya memiliki pola yang sama. “Dimulai dari perencanaan, penyimpanan, penemuan kembali, pengulangan dan penyusutan,” jelasnya.

Perbedaannya, lanjut Wilem, terletak pada kecepatan dan ketepatan dalam penemuan arsip. Menurutnya, kehadiran teknologi saat ini untuk memberi kemudahan, termasuk dalam pengelolaan arsip. “Keuntungannya adalah penyajian yang dilakukan cepat, penyaluran distribusi informasi dapat dilakukan dengan cepat, tingkat keakuratan tinggi, penghematan kertas dan menjadi tempat penyimpanan arsip,” papar Kasubag Umum BUK Undana itu. “Karena itulah kita diundang untuk mengikuti secara teknis proses surat masuk dan keluar yang diberi nama Simantap,” sambungnya.

Peserta sosialisasi aplikasi Simantap serius mengikuti kegiatan di Hotel Neo Aston, Sabtu  (11/12/2021).

Kepala BUK Undana, Dra. Karolina Koriwati Sangkala, M.Si ketika membuka kegiatan Simantap, menyatakan, dengan adanya aplikasi tersebut, maka diharapkan dapat mempersingkat tata persuratan yang sekian lama dilakukan di lingkungan Undana. Sebab, ada beberapa surat yang prosesnya sangat lama dilakukan. Untuk itu, ia mengingatkan kepada para pengelola surat agar mengetahui seluruh proses persuratan yang ada di Undana. Pihaknya ikut menyoroti sejumlah Surat Keputusan (SK) yang tiap kali muncul pada akhir tahun.

Ia menegaskan, tidak akan menerima lagi surat pada bulan Desember. “Kita urus uang ini, uang negara bukan pribadi, tetapi bagaimana bisa dikelola supaya bisa berjalan dengan baik. Ketika ada temuan, maka mereka (BPK) tidak memanggil yang terima honor, tetapi pejabat yang menyetujui pembayaran,” jelasnya. Karena itu, ia meminta agar para pengelola bisa menyelesaikan setiap surat pada awal tahun. Apalagi, surat atau SK kegiatan. “Jangan kebiasaan pada akhir tahun muncul SK. Akhirnya, kita berpendapat bahwa itu sebagai SK siluman atau apa?” tanya Kepala BUK Undana. Karena itu, pungkasnya, para pengelola surat harus lebih teliti dan hati-hati dalam bekerja. Ia juga berharap, pengalaman dalam sosialisasi tersebut harus diaplikasikan dalam lingkungan kerja.

Di sela-sela simulasi aplikasi oleh narasumber Fredik Jukambani, S. Kom, Rektor Undana, Dr. drh. Maxs U. E. Sanam, M. Si dan Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni, Dr. Siprianus Suban Garak, M. Sc pun turut hadir pada proses simulasi aplikasi Simantap. Rektor pada kesempatan itu berinteraksi langsung dengan narasumber dan peserta. Ia menyatakan, meski saat ini teknologi semakin canggih, termasuk dalam alur persuratan. Namun, sikap dan karakter manusia, terutama para pengelola persuratan di Undana masih sangat dibutuhkan. Karena itu, ia meminta agar para pegawai agar tetap semangat dan optimis melakukan pelayanan terbaik bagi civitas akademika Undana. (rfl).

Author

Editor LP2M

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Recent Comments
    Categories
    Archives